Thủ thuật Word hay ( phần 6)

76. Tôi nghe nói nhiều về đặc tính zoom, vậy nó có công dụng gì vậy?

Ngoài khả năng hiển thị tài liệu ở nhiều khung nhìn khác nhau, word còn cho phép phóng to / thu nhỏ nội dung tài liệu nhờ vào đặc tính zoom. Phóng to tài liệu giúp xem được những chi tiết nhỏ trong hình ảnh. Thu nhỏ tài liệu rất có ích khi cần hiển thị nhiều phần của tài liệu trên màn hình.

Việc phóng to thu nhỏ tài liệu được thực hiện thông qua menu View/Zoom.Khi sử dụng đặc tính zoom, phải định rõ tỉ lệ thu phóng cho nội dung tài liệu :ví dụ, kích thước thực tế là 100%.

Đặc tính zoom chỉ thay đổi cách xem tài liệu, chứ không ảnh hưởng đến cỡ chữ hoặc kích thước hình ảnh sẽ được in ra hay hiển thị trên Web.

77. Hình như Word cho phép đặt tên tập tin dài đến 255 kí tự thì phải ?

Đúng có thể  đặt tên tập tin dài tối đa 255 kí tự (kể cả kí tự trắng ) trong Word, nhưng không được dùng dấu gạch xiên và một và kí tự khác, vì Microsoft Windows sử dụngchúng để nhận diện vị trí tập tin. Nếu cố lưu tập tin, Word sẽ hiển thị thông điệp cho biết nó không thể định vị thư mục, chắc chắn đã dùng kí tự không thích_hợp trong tên tập tin.

Một lời khuyên là nên đặt tên tập tin gắn gọn, khoảng 8 kí tự là vừa.

78. Làm thế nào để Word nhận biết thư mục hiện hành ?

Thư mục hiện hành hiển thị trong hộp thoại Open hoặc Save As là thư mục  sau cùng được mở  tập tin từ đó hoặc lưu tập tin vào đó. Nếu vừa khởi động Word, thư mục  hiện hành là một địa điểm định sẵn,   chẳng hạn thư  mục Mydocument.

Nếu mở hoặc lưu hầu hết tài liệu trong cùng thư mục, có thể thay đổi địa điểm mặc định cho tài liệu, để Word luôn khởi động tại địa điểm này khi mở hoặc lưu tập tin. Muốn định lại địa điểm mặc định cho tài liệu  Word, dùng thanh menu Tools trên thanh menu của Word :

1. Nhấp chọn menu Tools/Options mở hộp thoại Options.
2. Chọn thẻ File Locations. Thẻ này chứa danh sách dạng thức tài liệu và địa điểm  mặc định hiển thị.
3. Chọn Documen từ danh sách File Type và nhấp nút Modffy.
4. Trong thoại Modffy Location chọn thư mục mong muốn ở hộp Look  in,  để tên thư mục này xuất hiện ở hộp Folder name.
5. Nhấp nút Ok.

Kiểm tra nhằm bảo đảm địa điểm thư mục hiển thị cho các Documen đã đúng.

Nhấp nút Ok đóng hộp thoại Options.

79.Word xử lý văn bản chèn như thế nào ?

Hộp thoại Insert File hoạt động giống như hộp thoại Open, nhưng nó không hỗ trợ nhiều dạng thức tập tin khác nhau.Word sẽ cố hết sức để định dạng văn bản hay dữ liệu được chèn vào tập tin.

Nếu chèn tập tin Word (.dos) vào tài liệu và văn bản trong tập tin được định dạng khác với văn bản trong tài liệu. Word sẽ chèn văn bản mà vẫn giữ  nguyên thông tin định dạng. Tuy nhiên Word không nhập bất kỳ stype nào gắn liền với văn bản chèn vào.

Nếu chèn tập tin mà Word không có bộ chuyển đổi dạng thức cho tập tin đó. Word cố mở tập tin hoặc hiển thị thông báo cho biết tập tin không mở được.

Để đỡ mất công định dạng lại hoặc tránh rắc rối, hãy sử dụng tài liệu Microsoft Office khi chèn tập tin.

Muốn bảo toàn dung lượng tập tin khi chèn lượng lớn dữ liệu từ tập tin khác, nên chèn liên kêt tập tin thay vì chèn chính tập tin. Để thực hiện đánh dấu chọn ô Link to File trong hộp thoại Insert File.

80. Ý tưởng tạo template:

Tạo và sử dụng Template cho đủ loại mục đích. Sau đây là ý đáng suy nghĩ :

Tạo template tài liệu công ty như template  Bank docume trên trang General rồi lưu style, phím tắt, macro vào để thực thi kiểu mẫu tài liệu chuẩn cho công ty. Đặt vào thư mục templates trên máy phục vụ mạng hay phân phát cho người khác trong công ty kèm theo chỉ dẫn về địa chỉ cất giữ trong thư mục Template trong đĩa cứng của họ.

Tạo templates fax hay thư cho cá nhân hoặc công ty thường xuyên gởi thư từ hay fax. Bạn đỡ phải gõ vì tên cá nhân hoặc công ty cùng với thông in liên hệ đều xuất hiện  trên mỗi tài liệu mới.

Tạo templates chứa style, phím tắt, menu hay thanh công cụ cho đủ loại dự án. Bằng cách tạo menu,  thanh công cụ và lệnh theo ý riêng, có thể lập môi trường Word tối ưu cho từng loại dự án.

Dùng templates để chuẩn hóa kiểu định dạng cho các tài liệu phức tạp như bản tin  hoặc sách.

Nếu thấy cứ phải gõ mãi một thông tin hay cứ hiệu chỉnh mãi một xác lập định dạng trong tài liệu,  hãy template để khỏi mất công thực hiện cho những tài liệu sau này.

81. Word đánh số tự động như thế nào?

Sau khi đã áp dụng định  dạng số cho danh sách, Word sẽ tự động theo dõi số đầu và số cuối trong  danh sách rồi điều chỉnh chúng cho phù hợp khi xóa hay sắp xếp lại văn bản.

Khi bắt đầu đánh số, Word gán số 1 cho khoản mục thứ nhất trong danh sách, số thứ hai cho khoản mục thứ hai và cứ thế tiếp tục (trừ phi chọn mở đầu bằng số khác).

Lúc xóa một khoản mục khỏi danh sách, Word sẽ định dạng lại danh sách và đánh số lại khoản mục. Chẳng hạn, nếu xóa đoạn số 3 khỏi danh sach 4 khoản mục, số 4 sẽ tự động đánh số lại thành 3. Khi di chuyển các đoạn trong danh sách, Word sẽ tự đánh số lại sao cho con số luôn kế tiếp nhau.

82.Tôi muốn tính dữ liệu từ bảng biểu khác. Làm thế nào bây giờ?

Trường hợp tài liệu có nhiề bảng biểu, có thể  chen công thức vào bảng biểu này để tính toán các giá trị từ bảng biểu  khác. Các bước thưc hiên :

Chọn bảng lưu giữ các giá tri được tính rồi đặt tên  bookmark.  Nhớ chọn toàn bảng biểu rồi mới chèn bookmark. 

Di chuyển đến ô muốn nhập công thức, kế đó nhấp chọn menu Table /Formula.

Lập công thức,  tham chiếu đến các ô trong bảng biểu khác theo tên bookmark. Ví dụ như bookmark là “Table2” và muốn tính tổng dãy ô từ cột B đến C, tham chiếu có dạng  :

AVERAGE(table2 B2:C5)

83. Có cách nào khống chế đối tượng đồ họa khi vẽ không ?

Bằng cách giữ shift khi vẽ đối tượng đồ  họa,  sẽ khống chế đối tượng theo một hình dạng hay góc độ cụ thể như sau :

Đường thẳng bị khống chế ở từng góc 15 độ. Ví dụ giữ shift để vẽ đường ngang và đường dọc một cách hoàn hảo

Hình chữ nhật bị khống chế thành hình vuông

Hình oval bị khống chế thành hình tròn hoàn hảo

Autoshapes bị khống chế thành các hình dạng ban đầu hiển thị trên các palette hay menu con autoshapes

84. Chỉ cho tôi cách thay đổi dạng thức với paste special đi

Những đối tượng vẽ trong word được lưu trữ theo dạng thức MS Office drawing object nhưng có thể chuyển chúng sang dạng thức JPEG, GIF, PNG, WINDOWSMETAFILE, hay dạng thức khác, thông qua lệnh paste special

Sao chép hoặc cắt đối tượng vào clipboard

1. Chọn paste special từ menu EDIT. Hộp thoại paste special xuất hiện và dạng thức hiện hành đang được chọn
2. Chọn dạng thức hình ảnh thay thế. Hộp Result ở dưới cùng sẽ giải thích ưu khuyết điểm của mỗi dạng thức
3. Nhấp OK

85. Có lần tôi muốn đưa hình ảnh vào tài liệu nhưng chẳng làm được vì hình ảnh lớn quá khổ của trang giấy. Có cách gì giải quyết được không ?

Nếu hình ảnh quá lớn so với khổ giấy, không cho phép in ra được toàn hình ảnh, hãy thu nhỏ nó lại bằng cách như sau :

1.      Chèn hình ảnh vào trang văn bản.

2.      Nhấp đúp hình ảnh để hiển thị hộp thoại Format Picture.

3.      Trong hộp thoại Format Picture, nhấp chọn thẻ Size.

4.      Thay đổi giá trị Height, Width trong mục Size and rotate, hoặc tỷ lệ trong mục Scale cho đến khi nào hình ảnh nằm trọn vào trang giấy.

5.      Nhấp OK.

86.Làm thế nào rã nhóm đối tượng Clip Art để sửa đổi theo ý riêng?

      Nhiều đối tượng Clip Art thật sự là tập hợp đối tượng thành viên được tổ chức chung trên cùng lớp thích hợp. Khi làm việc với đối tượng Clip Art không phải là đối tượng đồ họa nội tuyến, hãy rã nhóm đó để thay đổi hình dạng hay màu sắc của những thành phần khác nhau. Thực hiện như sau :

Đọc thêm »